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La auditoría: herramienta básica en la mejora de la eficacia de los sistemas de prevención

La auditoría: herramienta básica en la mejora de la eficacia de los sistemas de prevención - Audelco
04 de febrero de 2015 0 Comentarios

1. La auditoría dieciocho años después

Como es sabido, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP) introdujeron una novedad audaz en el ámbito de la legislación de la Unión Europea: la obligatoriedad de someter periódicamente a auditorías los Sistemas con que se gestiona la seguridad y salud en aquellas empresas que no concierten la totalidad de sus actividades preventivas con Servicios de Prevención Ajenos acreditados. Dichas auditorías deben ser efectuadas por entidades externas privadas convenientemente autorizadas por parte de la Autoridad Laboral.

Nace así la exigencia de la realización de auditorías para un número importante de empresas en España (En 2009, más de un 24% de las empresas, según la VII Encuesta Nacional de Gestión de la Seguridad y Salud en las Empresas del INSHT, habían optado como modalidad organizativa por el Servicio de Prevención Propio o Trabajador designado), sin embargo a día de hoy, transcurridos más de dieciocho años desde la entrada en vigor de la Ley, son todavía muchas las empresas que estando legalmente obligadas a ello, no han sometido su sistema de prevención a la referida Auditoria o que consideran esta auditoría como una mera obligación, con un coste y muy reducida utilidad. Sin embargo la realidad demuestra que una auditoría bien hecha y bien aprovechada es una herramienta tremendamente útil para la mejora de la gestión preventiva y facilita el  aprovechamiento de los recursos limitados, al orientarlos a las actividades críticas.

Las causas del limitado desarrollo de este instrumento de gestión, como lo define el RSP en su artículo 30, son variadas, pero quizá convendría referirse a tres muy concretas:

La escasa atención que le ha prestado la Administración

Desde el primer momento, la auditoria ha sido minusvalorada por la Administración, que no ha sabido impulsarla como lo que es, una parte esencial de los sistemas de prevención de riesgos laborales, y no se ha preocupado por, entre otras cosas, definir el contenido de las auditorías, impulsar su realización, establecer una periodicidad razonable para su repetición o solicitar su realización en los sectores o empresas de elevada siniestralidad, dónde resultan de la máxima utilidad para detectar las carencias de los sistemas de prevención y orientar en su corrección.

Por el contrario, se ha sido exageradamente laxo en los procesos de acreditación de entidades y personas físicas como auditores, no realizándose controles efectivos sobre la calidad de los trabajos por parte de la Inspección de trabajo o los Institutos regionales de prevención.

Resistencia empresarial a las auditorías ante la poca “utilidad” percibida

Por regla general a nadie nos gusta que nuestro trabajo sea “auditado”, pues supone que un tercero va a emitir juicios sobre el mismo y este rechazo se extiende a cualquier auditoria, aún cuando como es el caso, no se revisa el trabajo de una persona concreta, ni siquiera de un departamento, pues es el sistema de gestión de la empresa en materia preventiva lo que se audita, pero aún así la “venta interna” no es fácil.

La prevención, desgraciadamente, no vende… sin embargo la evidencia es que las auditorías existen porque son útiles. En la prevención también.

La auditoria del sistema de prevención de una empresa tiene como el objetivo asegurar a la misma de que es capaz de identificar y controlar eficazmente los riesgos a los que están expuestos sus trabajadores. ¿A caso no es esto útil?

Lo cierto es que muchas empresas no acaban de ver en qué les beneficia la auditoría bien hecha, y más aún cuando no se le reconoce valor externo, más allá del mero cumplimiento de una obligación legal.

Su absorción dentro de auditorías “integradas” o la poca profesionalidad de algunas entidades Auditoras

Asumiendo la parte proporcional de responsabilidad que corresponde a los operadores del mercado, diferenciaría dos situaciones:

  • Las originadas por la realización de las Auditorias Reglamentarias o Legales conjuntamente con las correspondientes a otros sistemas de gestión que poco o nada tiene que ver con la prevención de riesgos laborales, como pueden ser principalmente la calidad o el medioambiente, en una devaluación manifiesta de la importancia de este tipo de auditorías al realizarse en muchas ocasiones en tiempos de dedicación ridículos y sin más objeto que realizar verificaciones documentales en el menor tiempo posible.
  • El otro caso es el de las entidades Auditoras cuyo único objetivo es facturar unos honorarios, reducidos generalmente, sin el más mínimo rigor profesional, amparadas en el escaso, cuando no nulo, control Administrativo de su actuación pese a contar con una Autorización Administrativa y la aquiescencia de unas empresas saturadas normativamente y que en muchos casos no ven la diferencia entre contratar una auditoria “seria” o una “ de derribo”, bien porque jamás se les ha requerido la auditoria, y si ha sido así no se ha cuestionado su contenido, o bien por el escaso recorrido de mejora dentro de la empresa por la falta de compromiso con la salud laboral.

En ambos casos la falta de control por parte de muchas Autoridades Laborales, Madrid es nuevamente una excepción, favorece el florecimiento de estas prácticas.

2. La auditoria en los sistemas de prevención.

Conviene pues que profundicemos un poco en qué es una auditoria del sistema de prevención y para qué sirve.

Todo sistema de gestión incluye el concepto de auditoría como herramienta para verificar su funcionamiento, y los sistemas de gestión de la prevención no son una excepción.

El concepto de “mejora continua” a través de la aplicación de los cuatro bloques que configuran el sistema PDCA, incluye de manera inequívoca la auditoria como parte ineludible del mismo.

  1. La Dirección realiza la revisión del sistema basándose fundamentalmente en:
    1. Los resultados del sistema (a ser posible cuantitativos) que se obtienen de la etapa de seguimiento y medición.
    2. El informe de auditoria.

    En el mundo de la empresa, “lo que no se puede medir no existe”, por ello los sistemas de gestión de la prevención deben contemplar el establecimiento de objetivos medibles y alcanzables, los cuales serán objeto de seguimiento por la Dirección, confiriendo a esta esencial área de la gestión de la empresa la trascendencia que requiere.

    Entendemos por tanto, la auditoría como una parte fundamental del sistema para posibilitar una mejora continua del mismo. En el caso de la Prevención la mejora continua implica:

    1. Mejores resultados (accidentalidad, absentismo, salud) y/o
    2. Mejores prácticas en el control de los riesgos (mejora de la calidad de las actividades preventivas)
  2. El Reglamento de los Servicios de Prevención relaciona directamente la auditoría como parte del sistema de prevención, al definir en el art. 30 a la auditoría como INSTRUMENTO DE GESTIÓN.
  3. La Ley 31/1995 requiere la integración de la prevención a todos los niveles de la empresa, así como la preceptiva planificación de actividades preventivas y el seguimiento de su eficacia por parte del empresario, actividad para la que la auditoria se muestra, si no como imprescindible, desde luego como un medio muy adecuado.

3. Utilidad de la auditoría

Se ha dicho anteriormente que la utilidad de la auditoria de los sistemas de prevención, con carácter general, no es percibida por las empresas, pero también es cierto que para percibir exige una cierta predisposición a entender y valorar la importancia de los sistemas de gestión de la prevención, y ahí es donde cobra sentido la auditoria.

En mi opinión, la utilidad de la auditoria para la mejora de la eficacia de la actividad preventiva depende, como mínimo, de cuatro factores:

  1. El grado de desarrollo del sistema de prevención de la empresa auditada
  2. El espíritu con el que la empresa afronta la auditoría
  3. El buen hacer (PROFESIONALIDAD) del auditor
  4.  La periodicidad de la auditoría

Normalmente los dos primeros condicionan o influyen en gran medida los otros dos, pues aquellas empresas en las que se ha implantado un sistema de prevención eficiente y suficientemente integrado en el conjunto de la empresa seleccionarán el auditor de forma más rigurosa y, de conformidad con lo comentado hasta el momento, solicitarán su realización con mayor periodicidad.

Por otra parte, si el sistema no está suficientemente desarrollado, la utilidad de la auditoria será sobre todo para definir el camino a seguir, identificando las áreas de actuación preferente, responsables y plazos.

Dicho lo anterior, la auditoria se puede abordar desde dos perspectivas:

La auditoría es un mero trámite legal

Semejante aproximación nos lleva a pensar en relación con el proceso de auditoría:

  • Queremos salir bien en la foto aunque lo tengamos mal.
  • Cuanto menos mire el auditor mejor.
  • No tenemos ninguna intención de mejorar.
  • Busquemos al auditor más barato.

Una “auditoria” realizada bajo estas premisas, está claro que no solo NO aporta nada a la mejora de la calidad de las actividades preventivas, sino que perjudica seriamente a la empresa al impedir el desarrollo del sistema de prevención.

La auditoría es una obligación legal y podemos utilizarla para la mejora de nuestro sistema

Las empresas que así piensan, tienen inquietud por la mejora de la prevención, utilizando para ello todos los instrumentos a su alcance, y esto normalmente implica:

  • Queremos saber si nuestro sistema está bien diseñado.
  • Queremos detectar posibles lagunas del sistema.
  • Queremos saber si las prácticas y procedimientos son adecuados y proporcionales al riesgo de la actividad.
  • Queremos asegurarnos de que hacemos lo que decimos que tenemos que hacer (implantación del sistema).
  • Busquemos unos auditores profesionales.

¿Quiere esto decir que a la empresa no le importa “salir mal en la foto”?

NO, por supuesto que quieren salir bien, pero como consecuencia de poner en marcha las acciones necesarias para corregir la ausencia o no adecuación de las prácticas y procedimientos de su actividad preventiva, y no porque se ha conseguido que alguien diga que está bien.

El sistema de auditoría debe propiciar este acicate de mejora, ir dejando constancia de ello y posibilitar una paulatina integración de la prevención en las actividades de la empresa, hasta que sea consustancial con su ejecución.

Una auditoría realizada por buenos profesionales de la prevención permite también un contraste de la buena ejecución de las actividades técnicas de la prevención (las realizadas por los técnicos de prevención) y por tanto mejorar la calidad de éstas.

4. ¿Qué hacemos para posibilitar una prevención de mayor calidad a través de las auditorías?

Como ya se ha reiterado anteriormente, la auditoría es una herramienta clave de todo sistema de gestión y así sucede con el sistema de PRL, por tanto si se quiere mejorar la calidad de la prevención, una de las cosas a potenciar son las herramientas clave del sistema, entre las que está la auditoría.

Para ello es, a mi juicio, conveniente:

  • Reconocer la validez frente a terceros y la propia Administración de las auditorias como instrumento para la acreditación de la eficacia del sistema de prevención, especialmente en materia de coordinación de actividades preventivas.
  • Complementariamente debería someterse a un mayor control a las entidades auditoras para acabar con la práctica de “cuanto menos se mire mejor” que algunos aplican.
  • Extender las auditorías el sistema de prevención a todas las empresas (de más de 50 trabajadores si no desarrollan actividades de riesgo) independientemente de la modalidad preventiva adoptada, repitiéndola a intervalos más razonables, en función del riesgo. Por ejemplo, las empresas que realicen actividades de riesgo anualmente y el resto cada dos años.
  • Debería darse más solvencia e importancia a la actividad auditora, de manera que las auditorías reglamentarias sólo sean realizadas por Entidades Jurídicas Especializadas y no por un solo auditor persona física.

Estas son algunas propuestas, que con la experiencia de más de diecisiete años realizando auditorías nos atrevemos a realizar, porque creemos en la auditoría como herramienta eficaz para la mejora de los sistemas de seguridad y salud de los trabajadores. Que buena falta nos hace.

Alfonso Masoliver
Director General de AUDELCO Auditoría de Riesgos Laborales, S.A.

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